要写好应用文，须从以下两方面着手，一是符合格式，二是掌握语言特点。
1.关于格式。这八种应用文都有自己固定的格式、行文习惯。试分述之。
(1)书信
①称呼：开头单独成行，顶格书写，后用冒号。称呼用语，要视对方身份及关系恰当而定。②正文：另起 一行，空两格写起，转行时顶格。一般先写问候语，再写主要内容。谈自己的事情，若内容多，应一事一段分 写。若系回信，应先写来信何时收悉，回答对方提出的问题，接下来再说自己的事情。③结尾：一般写表示祝 愿或敬意的话，这类用语应视对立身份而定，通常只用“此致”“敬礼”之类。格式一般为：正文之后，紧接 着写“此致”，转行顶格“敬礼”；也可在正文之后，转行空两格写“此致”，再转一行顶格写“敬礼”。④ 署名：在正文结尾后的偏右处，写上自己的名字，再在名字的下一行右下方写上年、月、日。
(2)启事
①标题：首行正中部位写明“××启事”。②正文：另起一行空两格写启事的内容，内容多的，要逐条说 明。对于招领启事的有些内容，如物件的数量、特征等不应该写太具体，防止冒领，但联系地点及方法要具体 。③署名和日期：正文之后右下方分两行写启事者的姓名或单位名称及启事日期。
(3)通知
①标题：第一行正中间写“通知”两字，也可根据需要在“通知”前加一些有标示内容的文字，如“紧急 通知”、“××（单位）关于××××的通知”。②通知对象：一般在正文之前第一行顶格写，下加冒号。③ 正文：另起一行空两格写。内容要具体明了，写清原因、目的、时间、地点及具体要求。④署名：发出单位和 时间分两行写在正文末尾的右下方。有的还要加盖公章。
(4)新闻（消息）
①标题：标题可分为单行题、双行题和多行题。单行题只有一个正题，要用一句话概括新闻的主要内容。 多行题还可在“正题”前加一眉题（引题），用来介绍前景，烘托气氛；正题后一行的则为副题，用来补充说 明情况。②导语：在开头用一两句突出新闻中最主要的事实，揭示主题。③主体：紧接导语，全面具体地展开 新闻事实的叙述，交代清楚时间、地点、人物、事情及原因。④背景：交代与事实有关的政治历史事件及环境 氛围，增加说服力和感染力。⑤结尾：可概括事实，可预示发展，可提出希望。应该说明的是，新闻由以上五个部分组成，但并非每一条新闻都必须同时具备，要视具体情况而言。
(5)电报稿
①电报上端第一部分由邮局填写，与发报人无关。②收报人：在“收报地名”栏填写“××省××市”， 再在下边方格栏填写收报人详细地址和姓名。③电报内容和署名：顶格从左向右写，一格一字，不留空格，不 加标点，阿拉伯数字四字以下占一格，按一字计费，电文内容要简明，应准确表达信息。正文后连写姓名或单 位。④末尾：电报下端填上发报人姓名、住址和电话，主要备查。此栏内容不拍发，不收费。
(6)广播稿
广播稿没有固定格式。但应按以下要求去写：①内容要有针对性，及时反映群众生活、学习等情况，报道 他们希望了解或普遍关心的问题。②形式灵活多样，可用新闻、通讯、总结、短评、说明等多种形式，有时还 可采用诗、快板、相声等形式。③语言要通俗化、口语化，说来上口，听来顺耳。④篇幅力求短小，便于播发 。
(7)申请书
①标题：第一行正中写上“申请书”字样，也可根据申请书的内容，标明具体名称。如“××申请书”。 ②称呼：在标题下空两行顶格处写出有关团体、组织、机关、单位名称，或有关负责人的姓名。名称后要用冒 号。③正反：名称下一行空两格处写起，转行顶格。申请的事情、理由一般分段写。④结尾：一般写“此致、 敬礼”之类表敬意的话，格式同书信，也可不写。⑤署名和日期：在结尾下一行（没有结尾则在正文下一行） 的后半行，写上申请人姓名或申请单位名称，在署名后面或下面，写上日期。
(8)说明书
说明书一般分两种形式：一是条款式，一是短文式，介绍某种产品或某项活动，可用条款式，逐条说明； 介绍剧情一般采用短文式。写作说明书必须注意以下几点：①语言应通俗易懂；②实事求是，不可夸大；③对 说明的事物不仅要介绍优点，而且要说清楚应注意的事项或可能产生的问题；④可在正文前加上标题。
2.关于语言。应用文的语言应该规范、连贯、简洁、平实、得体。
所谓规范，包含：①语言通顺，合乎汉语语言习惯；②用字规范，不写错字、别字、繁体字，不用废止的 异体字，不生造简化字。
所谓连贯，指思路清楚，复句内部句与句之间、句群内部都有紧密联系，上下衔接，前后呼应，句意贯通 。
所谓简洁，指简明扼要，言简意赅。特别注意应用文中某些文言词语，如“届时”“为荷”“莅临”等含 义弄懂，正确使用。
所谓平实，指语言力求准确、朴素，把握特征，实事求是，往往不伯铺叙、描写、想象、渲染、抒情和夸 张。
所谓得体，一指内容要得体，符合试题要求；又指外部语境，要根据交际的对象、场合、目的及话题恰当 选择词句和表达方式。
二、见微知著——研究考查题型
恢复高考二十年来，应用文写作在高考语文试卷中一直占有一席之地。考查方式非常灵活。就写作篇幅言 ，一是大作文，如书信命过两次，一次是1985年，要求以澄溪中学学生会名义，给《光明日报》编辑部写信， 反映我国的环境污染。第二次是1989年，就报考问题给好友写一封回信；二是小作文，这种形式，在全国卷、 上海卷、“三南”卷中都多次出现，尤以上海卷为最，涉及到应用文方方面面。如1987年全国卷要求用190个字 写“育民小学办起了游泳训练班”这则消息，1990年上海卷要求用250字左右，为某退休教师写欢送辞，1991年 上海卷要求用23字内拟电报稿，1993年上海卷要求用200字内写出介绍“上海之夏”节目的播讲稿，1995年上海 卷要求用150—200字篇幅，就学校最近举行的一次活动（运动会、艺术节或主题班会）写一则消息等。
就命题的形式看，应用文写作主要采用材料作文，没有一次采用命题作文。此外，除了整篇写作外，还采 用填充式补写、修改式写作等多种方式。就题型而言，有客观性选择题，更多的则是采用主观表达式。就试卷 结构安排看，应用文写作有放在“写作”部分，也有放在第Ⅱ卷试题测试之中（着重考查语言运用）。就考查 的内容看，有从修辞角度“根据表达方式、目的和交际场合、对象的差异，做到用语得体”的考查，更多的则 是布局谋篇、联缀成文能力的考查。
